Für die internen Abläufe der Huber IT GmbH wurde eine vollautomatisierte Service-Architektur auf Basis von n8n entwickelt. Ziel war es, manuelle Prozesse zu minimieren, durchgängige Transparenz zu schaffen und wiederkehrende Tätigkeiten effizient zu steuern – ohne dabei auf Flexibilität zu verzichten.

Im Zentrum stand die Integration unterschiedlicher Systeme und die Automatisierung des gesamten Geschäftsprozesses – von der Kundenakquise über Projektmanagement bis hin zur Rechnungsstellung:

• Kundenakquise & Relationship Tracking
  Automatisierte Erfassung und Aktualisierung von Leads, Kontakten und Kommunikationsverläufen über HubSpot
• Projektverwaltung & Zeiterfassung
  Verknüpfung externer Tools wie Clockify zur Zeiterfassung und Projektverfolgung, inklusive bidirektionaler Synchronisierung
• Kommunikation & Zusammenarbeit
  Integration von Microsoft Teams, Outlook und SharePoint zur automatisierten Terminplanung, Dateiablage und Benachrichtigung
• Rechnungsstellung & Buchhaltung
  Automatische Generierung und Übertragung von Rechnungen und Buchungsdaten an Bexio basierend auf Projektzeiten und Kundenbeziehung

Die Abläufe sind über ein zentrales n8n-Workflow-System miteinander verbunden. Änderungen an Kundendaten oder Projektstatus lösen automatisch Folgeaktionen aus – z. B. Reminder, Status-Updates, E-Mails oder Dokumentenerstellung. So entsteht ein ganzheitliches, schlankes und wartungsarmes System, das mit dem Unternehmen mitwächst.